3 verdades sobre organização para melhorar sua produtividade

Sempre que eu tentava me organizar e produzir mais com menos esforço, até começava bem, mas depois batia o desânimo. Tinha a sensação de ter voltado à estaca zero, ao meu ponto de partida.

Passava o dia cumprindo a lista de pendências que eu tinha anotado em meu caderno, apagando incêndios e riscando os itens que tinha finalizado. Mas, no fim do dia, novos itens tinham surgido, novas urgências para resolver no dia seguinte.

A desorganização voltava e com ela a sensação de não ter feito nada durante todo o dia de trabalho.

As coisas melhoraram muito depois que aprendi algumas verdades sobre organização e produtividade. Vou deixar registrado aqui para que você reflita e veja se é aplicável a você.

1) A lista nunca para. Novos itens irão surgir sempre.

Isso ficou muito claro para mim quando o projeto no qual eu trabalhava foi cancelado. Passaram-se dias (literalmente: dias!) sem eu receber uma única tarefa de trabalho. Era enlouquecedor.

As coisas melhoraram e novos projetos vieram. Com eles, as longas listas de atividades, meu open issues list estava de volta (amooooo!).

Depois da minha experiência de não ter uma lista de tarefas, aprendi que se a lista existe é porque as coisas estão indo bem. Entendi que por mais que eu trabalhasse, nunca existiria um dia em que teria respondido a todos os meus e-mails, feito todas as apresentações, resolvido todos os problemas de falhas de testes, fechado todas as negociações com meus fornecedores.

Aprendi que o amanhã existe para isso. Aceitar essa verdade, de que sua lista de tarefas nunca terá fim, é libertador!

2. A exceção não pode ser a regra.

Sempre fui elogiada por ser muito organizada. Por um bom tempo eu não concordava, pois achava que ser organizada era ter “flu-flus” no caderno, usar canetas coloridas e ter letra redondinha. Tudo o que nunca tive...

Até que fui percebendo que, apesar da minha letra feia, eu era uma pessoa organizada. Tinha o hábito de revisar meu calendário todos os dias de manhã e ver quais reuniões precisava atender. Definia quais eram minhas prioridades e quando iria fazê-las. Tudo bem “organizadinho”.

Mas tinha algo que me deixava fora dos eixos: sair da minha organização, da minha agenda. Os eventos especiais do trabalho (viagens, visitas a fornecedores, workshops, problemas que exigem 100% da sua atenção, etc.) faziam com que eu tivesse que sair da rotina e quando retornava estava tudo bagunçado. Longas listas de e-mails, novas tarefas que não sabia do que se tratavam. Aí eu acabava entrando naquele ciclo de “está tudo bagunçado, não consigo trabalhar, não existe direcional, etc.”. A exceção tinha virado a regra.

Até que percebi que “o que” estava fora dos eixos era eu. Eu tinha saído da minha organização e não sabia como retornar.

Foi aí que adicionei uma nova tarefa para executar todas as vezes que tivesse alguma exceção no trabalho que “bagunçasse” a minha organização. Passei a reservar algumas horas na minha agenda quando retornasse de eventos excepcionais para me reorganizar. Tive que reconhecer a minha fraqueza para conseguir corrigi-la.

3. Os obstáculos sempre existirão.

Sempre gostei muito de planejamento. Gosto de colocar de forma detalhada quais são os passos que devo seguir e o tempo que vou levar para atingir um objetivo. Assim, consigo saber se com o tempo que tenho consigo cumprir os prazos que recebo e os que determino para mim mesma.

Acontece que, na caminhada para se chegar ao objetivo, muitas coisas acontecem, especialmente se seus projetos são de longa duração. Eu trabalhava com desenvolvimento de produtos na indústria automotiva e a duração era da ordem de três anos. Ou seja, muito tempo para muita coisa não planejada acontecer.

E elas aconteciam. A empresa decidia mudar a tecnologia do meu commoditie, mudar o fornecedor, mudar, mudar, mudar.

Aprender a transformar esses obstáculos em oportunidade e utilizá-los a favor do meu crescimento profissional foi um “game changer” na minha vida. Parece frase de livro motivacional, mas não é. É a verdade. Os fatos estavam lá.

Eu tinha duas alternativas: reclamar dos obstáculos ou fazer meu novo planejamento para garantir minhas entregas com a mesma qualidade e dentro dos prazos. Ou demonstrar que com as novas circunstâncias os prazos não poderiam ser cumpridos. Ou ainda, especificar quais eram os recursos necessários para atingir os prazos com os novos direcionais. Nesse quesito, eu saía na frente dos meus colegas que ficavam debatendo se o que já estava decidido estava certo ou não.

Quais são as verdades que te impedem de ser produtivo e organizado?

Existem verdades que simplesmente precisam ser aceitas para conseguirmos seguir adiante. É como as verdades da física. Aceitamos a existência da gravidade e que F=ma. Precisamos aprender também a aceitar algumas verdades sobre organização e produtividade.

Escolha ser feliz e produtivo.

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